Les outils pour faciliter l’organisation en entreprise

Guide des outils informatiques au service de l’entreprise

En constante évolution, le domaine de l’informatique et du multimédia est actuellement indissociable à la bonne marche de l’entreprise. En effet, à l’heure où la communication est plus que jamais sollicitée, il faut des outils toujours plus performants pour faire face à la demande croissante du marché.

Nous vous en donnons ici un petit aperçu, afin de vous donner un petit panorama des possibilités qui s’offrent aux entreprises.

L’organisation est un des piliers du bon fonctionnement d’une entreprise et elle ne doit être négligée au profit d’un autre élément. Actuellement, grâce à l’évolution des nouvelles technologies, il est plus aisé de mettre en œuvre cette organisation.

Par le biais de la gmao ou plus précisément le logiciel de gestion de laboratoire assistée par Ordinateur, qui assiste en premier lieu les services de maintenance des entreprises dans leurs missions.

Bien que de prime abord, ce logiciel est été surtout créer pour le pôle maintenance, on a de nos jours des progiciels qui lui permettent d’œuvrer dans les autres pôles. Nous pouvons citer en exemple la fonctionnalité gestion des soins infirmiers et planning qui permet comme son nom l’indique de gérer les activités, les métiers, le planning de charge, le pointage des heures, …

Ce progiciel de la GMAO fonctionne selon deux perspectives. D’abord opérationnelle, il aide à l’administration numérique du personnel selon les différentes hiérarchies et qualifications (gestion de la paie, comptabilisation des absences,….). Puis il y a la perspective fonctionnelle, où il ne revêt qu’un rôle infime, l’essentiel du travail n’étant pas possible à automatiser (le recrutement, la formation,…).

D’autre part, pour les grandes entreprises, le grand nombre d’informations nécessite la création d’une societe de conseil qui va les aider à la gestion, au traitement et à la diffusion de l’information en question aux employés. Tous les outils dont nous avons parlé précédemment nécessitent une installation informatique et cette dernière quant à elle a besoin d’entretien. Il faut donc penser à investir dans un service de dépannage informatique dans le pays de gex .  

Fort heureusement, ce genre de prestataires de services est très facile à trouver, proposant diverses sortes de réparations (réparer votre iphone à toulouse, réparation d’écran,…)

Les outils pour optimiser les relations entreprise-clientèle

A part l’organisation interne, les relations de l’entreprise avec la clientèle doivent également être prises au sérieux. Actuellement, avec le développement des Nouvelles technologies de l’information et de la communication, il existe des moyens originaux pour faire parler de soi auprès du public cible.

L’envoi de sms groupé, service de la société DEXCES en fait partie. C’est une méthode marketing qui consiste à envoyer des messages publicitaires directement sur les téléphones mobiles des clients.

C’est donc une manière de communiquer en temps réel avec eux, de présenter un nouveau produit ou d’annoncer une promotion. C’est un outil très usité actuellement pour fidéliser une tranche de population qui s’avère efficace car dans 92% des cas, le SMS est lu par le client. Il faut cependant éviter les envois de nuit.

Dans la même optique, l’on peut utiliser l’Emailing, qui, comme son nom l’indique, est une méthode marketing utilisant le courrier électronique comme moyen de communication commerciale pour envoyer des messages aux potentiels clients.

C’est exactement le même principe que la campagne sms et son efficacité est également prouvée, à condition de le faire régulièrement et de la bonne manière. Pour se faire, il faut trouver le bon prestataire de services pour le prendre en charge. Autrement, ces campagnes prennent peu de temps et leur coût est assez avantageux. Pour qu’elles soient efficaces, il faut respecter certaines règles élémentaires, pour le SMS par exemple, il faut que le texte des messages soit assez court, avec 160 caractères maximum.

La cible doit être bien définie, les jeunes étant plus privilégiés. Enfin, il faut interpeller les clients sur l’essentiel de l’offre et éviter les messages superflus qui ne feraient qu’alourdir le message. Du reste, les moyens classiques sont toujours d’actualité et rien n’empêche une entreprise de tourner une publicité, de se faire composer un jingle (idéal pour la partipulation) par un studio d’enregistrement et de le destiner à la large diffusion dans les offres reef.

La nécessité des formations

Nous nous sommes étalés précédemment sur les outils informatiques et multimédias. Devant ce foisonnement de matériels, il ne faut pas oublier que l’essentiel est surtout l’utilisation que l’on en fait.

L’humain reste l’élément primordial qui fait fonctionner le tout, il a donc besoin d’un minimum de connaissances sur ce qu’il doit faire. Il est donc important que les entreprises organisent des séminaires, des conférences ou des stages au bénéfice de leurs employés. Les sujets à aborder sont multiples, surtout pour une entreprise dont l’entrée dans le numérique est relativement récente. Comme exemple de formation, nous pouvons citer la formation iso 9001, qui aide à construire une démarche structurée et donne tous les atouts pour obtenir la certification.

En général, le programme de cette formation s’articule comme suit : d’abord les formateurs commenceront par aborder le management de qualité et tout ce qui tourne autour, notamment les enjeux et les engagements que la certification implique. Puis il y aura la deuxième partie consistant à expliquer les exigences de l’ISO 9001 pour les services. Cela se fera par L’approche processus autrement dit, identifier, décrire et améliorer les processus clés de l’entreprise.

Déterminer les rôles des pilotes. Faire des travaux d’analyse des exigences des 5 chapitres : Responsabilité de la direction, Système de management qualité, Management des ressources, Réalisation du produit/service, Mesure-analyse et amélioration.

D’autre part, il faudra construire et maîtriser le système documentaire et se familiariser avec les principaux outils de la norme ISO 9001. Enfin, les dernières étapes consistent à réussir les projets et approfondir la formation seul ou en groupe.

Liens connexes :

http://www.optimaint.net/
aqmanager.com
www.agm-informatique.com
www.jemspartners.com
http://www.micro-center.fr/
www.reparation-iphone-toulouse.net
powerdo.fr