L’utilité d’un cabinet de conseil

Le conseil informatique et la dématérialisation de documents

Actuellement, les entreprises peuvent compter sur l’informatique pour leur offrir toujours plus de services afin de faciliter leurs tâches de tous les jours. De nouveaux outils répondant et même parfois créant les besoins apparaissent effectivement à un rythme soutenu et aujourd’hui, se mettre au numérique est la norme pour toute société qui se respecte. Avec cette tendance qui monte sans cesse (à voir sur jemspartners.com/suivi-de-votre-carriere/) ont plus que jamais raison d’être. Focus sur l’utilité de ce prestataire et la dématérialisation et son application en entreprise.

Un cabinet de conseil informatique joue un rôle très important dans les entreprises qui ont recours à leurs services. Il se charge en premier lieu d’estimer les besoins de cette dernière en termes d’organisation, de matériel technique et de ressources humaines.

http://www.iloprix.com/bureau/c-442/

Le conseil informatique intervient donc dans les moindres détails (plus d’informations sur ILOPRIX).

En outre, il est aussi en charge d’analyser les systèmes d’information mis en place au niveau technique, économique et financier tout en proposant des solutions informatiques et indique la marche à suivre. Il est du ressort du cabinet de conseil en informatique de former le personnel de l’entreprise pour laquelle il exerce ses prestations si cela s’avère nécessaire.

La dématérialisation de documents en entreprise

pour plus d’informations, voir sur www.dematerialisation-documents.org/commandes-client/ : c’est un moyen pour l’entreprise de faciliter certaines tâches mais aussi d’assurer la sécurité de leurs papiers. En effet cette action consistant à transformer le papier par des fichiers numériques rend la gestion plus facile et présente des avantages écologiques.

La dématérialisation permet aussi de diminuer significativement les coûts, liés à l’achat de papier, aux traitements de documents papier et de frais d’envoi postaux et améliore l’image éco-responsable de l’entreprise par une bonne communication en interne et à l’externe. Enfin, le temps de transmission des documents est amené et disparaître puisque l’envoi et la réception sont quasiment instantanées.

Les factures sont parmi les documents les plus sujets à la dématérialisation et il existe deux types de méthodes pour l’effectuer. Si la facture entrante est au format papier et mise au format électronique par l’entreprise destinataire, il s’agit de “dématérialisation simple”, ce qui nécessite de conserver la facture au format papier. En revanche, il existe une autre forme de dématérialisation de facture, appelée “dématérialisation fiscale”, dans laquelle l’identité de l’auteur de la facture, l’intégrité des données de facturation, ainsi que les conditions d’archivage de ces informations sont garanties.

L’assistance informatique

Pour les entreprises : quel intérêt ?

L’assistance informatique est une branche de l’infogérance qui est actuellement de plus en plus utilisée en entreprise. C’est une solution qui consiste à faire appel à un prestataire fixe pour tous les services comme la maintenance, un entretien ou un dépannage du matériel informatique de l’entreprise.

Outil indispensable à l’entreprise, le parc informatique a besoin d’une attention toute particulière et doit être prise en mains par des professionnels expérimentés. Ces prestataires se chargeront entre autres d’en optimiser l’utilisation et de le gérer en prenant en compte les différentes fonctions comme l’administration des réseaux ou des mails ainsi que l’administration des sites de l’entreprise.

http://www.iloprix.com/multimedia/c-378/En outre, les prestataires peuvent également se charger de conseiller dans le cas où l’entreprise veut procéder à l’achat d’un ordinateur (que l’on peut retrouver sur le site iloprix.com/bureau/c-442/).

La mise en service des nouveaux matériels ainsi que leur installation peut aussi faire partie des prestations. Sinon, l’assistance informatique ne nécessite pas forcément que le prestataire se déplace au moindre problème ou panne. Il est possible que le dépannage et la résolution des problèmes se fasse en ligne ou par téléphone. La qualité, mais aussi la proximité, la réactivité et l’efficience comptent parmi les maitres mots qui doivent déterminer le choix du prestataire.  

Des solutions informatiques pratiques

Pour un travail plus efficace

Chaque entreprise cherche aujourd’hui tous les moyens qui pourront permettre d’améliorer leur rendement. Et pour une entreprise, la meilleure façon d’améliorer son rendement est de réduire au maximum le temps impliqué dans la réalisation d’une tâche.

http://www.apisoft.fr/gmao/partenaires/revendeurs.phpEn effet, grâce à l’évolution technologique, il est désormais possible de travailler avec efficience, par l’utilisation de logiciels de gestion ou de logiciels permettant de faciliter la réalisation des tâches en entreprise.

Les outils de gestion courants en entreprise

Pour gagner du temps et avoir l’occasion de faire beaucoup plus de tâches, les entreprises se munissent d’aujourd’hui d’outils informatiques, qui peuvent soit être utiles pour la gestion des différents départements, soit être utiles pour la gestion du personnel. Parmi ces logiciels, on peut citer le logiciel de gestion du service maintenance.

C’est un logiciel qui assure la planification des interventions nécessaires à opérer sur certaines machines. Tout comme le logiciel de gestion de la maintenance, de plus en plus d’entreprises utilisent également le logiciel gestion des achats (plus de détails sur apisoft.fr/).

On peut, entre autres, citer les logiciels de gestion de la comptabilité ou de la paie.

Aujourd’hui, presque toutes les tâches administratives s’effectuent désormais au moyen d’un logiciel, ce qui permet à l’entreprise d’économiser du temps mais également d’améliorer sa méthodologie de travail.

D’autres solutions utiles à l’entreprise

Le meilleur moyen de réduire ses charges pour l’entreprise reste d’investir dans l’achat d’outils performants qui lui permettront d’effectuer le travail  plus rapidement mais plus efficacement.

Tout comme le logiciel de gestion des achats ou le logiciel de gestion du service maintenance, le logiciel planning  séduit de  plus en plus les entreprises (visiter agm-informatique.com/logiciel/gestion-residants.php). En effet, grâce à ce logiciel, la planification et l’organisation des différentes tâches au sein de l’entreprise devient plus simple. Sinon, à part l’utilisation de logiciels, l’entreprise peut réduire ses charges et faciliter son travail en ayant recours  des forfaits d’abonnement téléphonique comme le forfait réunion (plus de détails sur https://www.rife.re/mobiles.php).

Voir aussi :

Trouver le logiciel adéquat

Des logiciels pratiques pour améliorer votre méthodologie de travail

Grâce à l’évolution considérable de la technologie, on peut désormais bénéficier d’outils plus pratiques pour accélérer la réalisation de certaines tâches en entreprise.

En effet, il est aujourd’hui possible de programmer certaines tâches avec des logiciels spécifiques, qui permettent non seulement de réaliser les tâches de manière plus efficace  et mais aussi plus rapidement. Retrouvez quelques-uns de ces logiciels dans cet article.

Elaborer les questionnaires d’enquête au moyen d’un logiciel

Pour mesurer la satisfaction des clients par rapport à un produit, établir des statistiques ou analyser les besoins du marché, toute entreprise devra obligatoirement passer par des enquêtes. Généralement, ces enquêtes s’effectuent  sur terrain, nécessitant assez de temps mais aussi l’intervention dans la plupart des cas de personnes externes à l’entreprise qui seront recrutées provisoirement pour réaliser les enquêtes.

logiciels d'enquêtes de satisfaction

Il faut toutefois reconnaître que le recrutement peut coûter assez cher à l’entreprise. Heureusement, aujourd’hui, il existe des solutions pratiques qui peuvent permettre à l’entreprise de recueillir des données et des informations sans devoir faire des descentes sur terrain, en fonction bien sûr de l’activité.

En effet, grâce à des logiciels spécifiques, il est désormais possible de réaliser soi-même les questionnaires, l’analyse lexicale et la réalisation des enquêtes en ligne.  On perd ainsi moins de temps, tout en réalisant l’enquête plus facilement.

De plus ces logiciels permettent d’effectuer un suivi en ligne de l’évolution des enquêtes. Vous pourrez, entre autres, obtenir des résultats d’enquête plus précis, grâce aux logiciels d’enquête de satisfaction ou d’étude marketing.

Cependant, pour pouvoir exploiter toutes les fonctionnalités du logiciel, assurez-vous d’avoir un ordinateur en bon état ou dans le cas contraire, vous pourrez tout simplement profiter des offres de matériel informatique pas cher pour vous approprier une machine plus performante.

Ces logiciels seront bien sûr utiles pour toutes les entités qui ont besoin de mesurer la satisfaction des clients comme le service qualité ou le service marketing.

Un logiciel qui répond à tous les besoins d’un service de maintenance

L’existence d’un service de maintenance reste indispensable au sein d’une entreprise.

En effet, c’est le service de maintenance qui se charge de la planification des maintenances à effectuer, de l’achat de matériels en fonction des besoins du personnel ou encore de la gestion des coûts relatifs à la maintenance.

dématérialisation documents

S’il est possible de réaliser la gestion et le suivi manuellement, cela prend beaucoup de temps.

Avec le logiciel de gmao, ces tâches sont simplifiées et font perdre moins de temps. Le logiciel permet de réaliser un suivi complet de la vie de vos équipements et de tout ce qui concerne la maintenance, à partir de votre propre ordinateur.

Sinon, pour optimiser encore plus la rapidité de réalisation de vos diverses tâches, vous pourrez également, outre l’utilisation du logiciel GMAO, utiliser le logiciel de gestion électronique de documents, pour éviter autant que possible la gestion manuelle des factures et des paperasses en rapport avec la maintenance. 

Maintenance : les supports technologiques possibles

Les nouvelles solutions technologiques pour faciliter le travail

Travailler de manière plus efficace, en investissant peu ? C’est désormais possible avec les solutions apportées par la nouvelle technologie.

D’ailleurs, presque tous les secteurs d’activité peuvent aujourd’hui tirer profit des  nouvelles solutions technologiques, qui permettent non seulement de simplifier certaines tâches en entreprise mais  de les réaliser aussi plus rapidement. Quelques suggestions de logiciel qui pourront vous intéresser.

La maintenance est indispensable au sein d’une entreprise pour assurer le bon fonctionnement de l’ensemble des équipements, y compris du parc informatique. Pourtant, il faut noter que la maintenance de tous les équipements peut prendre énormément de temps.

Heureusement, de nouveaux logiciels performants peuvent aujourd’hui assurer la maintenance des équipements comme celle de votre parc informatique.

Ces logiciels constituent des outils complets et perfectionnés qui permettent de gérer de façon automatique, la maintenance des équipements et des matériels de l’entreprise.

De plus, en facilitant la maintenance des équipements, ces logiciels permettent une meilleure rentabilité pour l’entreprise. L’utilisation de logiciels de maintenance permet, entre autres, de minimiser les bris d’équipement, ce qui permet d’optimiser les économies pour l’entreprise mais surtout, favorise la sécurité des employés.

En ce moment, les logiciels de maintenance les plus courants sont le lims (Visitez : http://aqmanager.com/) . Il et le mantenimiento computadora.

Logiciel pour faciliter la gestion des ressources humaines

La maintenance n’est pas le seul département qui peut tirer profit des solutions technologiques puisque même la gestion des plannings, des congés, des retards et des absences peut aujourd’hui s’effectuer au moyen d’un logiciel approprié.

En gros, la gestion des ressources humaines peut être simplifiée par l’utilisation d’un logiciel de planning, qui permet de recueillir et de gérer de multiples données, par rapport aux retards ou aux absences (Cf : http://www.optimaint.net/). Il en est de même pour l’organisation des jours de congé de chaque employé.

En utilisant ce logiciel, il suffit tout simplement d’entrer les bonnes données et c’est au logiciel de les enregistrer. Avec ce logiciel, la gestion des soins infirmiers et des retards est simplifiée par une simple saisie et quelques clics pour l’enregistrement (CF www.agm-informatique.com). A part la gestion du personnel, il est aussi possible de gérer la comptabilité de l’entreprise au moyen d’un logiciel. D’ailleurs, aujourd’hui, il existe plusieurs possibilités parmi lesquelles chaque entreprise peut faire son choix.

Désormais, grâce aux nouveaux outils technologiques, l’entreprise peut se permettre de réduire ses recrutements pour mieux exploiter les différents logiciels apportés par la nouvelle technologie comme le logiciel des salaires, le logiciel de comptabilité ou encore le logiciel de comptabilité générale (Visitez : http://www.git.ch/)  et gestion de stock.

Application performante pour l’envoi de sms en masse

Aujourd’hui, il est devenu assez courant pour les entreprises d’informer sa clientèle concernant de nouvelles offres ou de nouveaux produits, par l’envoi de sms. Cependant, il faut noter que ce genre de méthode peut générer des coûts assez élevés, même si c’est très efficace parce que dans la majorité des cas, le sms est directement visionné par le client.

Heureusement, il est possible de faciliter cette action au moyen d’une nouvelle formule pratique dédiée à l’envoi de sms avec http://www.envoidesmsenmasse.com.  En plus de permettre à l’entreprise de bénéficier de tarifs compétitifs, cette nouvelle formule permet à  d’envoyer le sms aux destinataires, à partir d’un site internet spécifique ou d’un programme propre à l’entreprise.

Il faut noter que l’envoi de sms en masse constitue une nouvelle stratégie pour les entreprises d’améliorer leur promotion et surtout de faire connaître davantage leurs produits.

En tout cas, ceux qui souhaitent optimiser leurs stratégies marketing pourront consulter une société de conseil en stratégie du changement (cf jemspartners.com) , afin d’obtenir des solutions pour améliorer les actions de promotion de l’entreprise.

Ou encore mieux, il est possible pour l’entreprise de faire passer une formation développement durable à certains de ces employés, pour améliorer ses prestations de services ou ses offres.

L’utilisation de logiciels, associé à des formations de qualité permettra à l’entreprise d’optimiser son efficacité et de développer son chiffre d’affaires (cf powerdo.fr). D’ailleurs, il faut noter qu’en majorité, la plupart des entreprises actuelles préfèrent investir dans l’achat de logiciels, au lieu de rémunérer plusieurs personnes.

Avec l’utilisation de logiciel, on gagne non seulement du temps mais on peut également réduire les charges liées aux salaires.

Cependant, il faut noter que pour que ces logiciels soient avantageux, il est essentiel d’assurer le bon état de vos matériels informatiques. N’hésitez donc pas à faire appel à un service de dépannage informatique comme le service de récupération de données lausanne (Consultez http://www.micro-center.fr/)  pour contrôler régulièrement vos machines.

 

Les outils pour faciliter l’organisation en entreprise

Guide des outils informatiques au service de l’entreprise

En constante évolution, le domaine de l’informatique et du multimédia est actuellement indissociable à la bonne marche de l’entreprise. En effet, à l’heure où la communication est plus que jamais sollicitée, il faut des outils toujours plus performants pour faire face à la demande croissante du marché.

Nous vous en donnons ici un petit aperçu, afin de vous donner un petit panorama des possibilités qui s’offrent aux entreprises.

L’organisation est un des piliers du bon fonctionnement d’une entreprise et elle ne doit être négligée au profit d’un autre élément. Actuellement, grâce à l’évolution des nouvelles technologies, il est plus aisé de mettre en œuvre cette organisation.

Par le biais de la gmao ou plus précisément le logiciel de gestion de laboratoire assistée par Ordinateur, qui assiste en premier lieu les services de maintenance des entreprises dans leurs missions.

Bien que de prime abord, ce logiciel est été surtout créer pour le pôle maintenance, on a de nos jours des progiciels qui lui permettent d’œuvrer dans les autres pôles. Nous pouvons citer en exemple la fonctionnalité gestion des soins infirmiers et planning qui permet comme son nom l’indique de gérer les activités, les métiers, le planning de charge, le pointage des heures, …

Ce progiciel de la GMAO fonctionne selon deux perspectives. D’abord opérationnelle, il aide à l’administration numérique du personnel selon les différentes hiérarchies et qualifications (gestion de la paie, comptabilisation des absences,….). Puis il y a la perspective fonctionnelle, où il ne revêt qu’un rôle infime, l’essentiel du travail n’étant pas possible à automatiser (le recrutement, la formation,…).

D’autre part, pour les grandes entreprises, le grand nombre d’informations nécessite la création d’une societe de conseil qui va les aider à la gestion, au traitement et à la diffusion de l’information en question aux employés. Tous les outils dont nous avons parlé précédemment nécessitent une installation informatique et cette dernière quant à elle a besoin d’entretien. Il faut donc penser à investir dans un service de dépannage informatique dans le pays de gex .  

Fort heureusement, ce genre de prestataires de services est très facile à trouver, proposant diverses sortes de réparations (réparer votre iphone à toulouse, réparation d’écran,…)

Les outils pour optimiser les relations entreprise-clientèle

A part l’organisation interne, les relations de l’entreprise avec la clientèle doivent également être prises au sérieux. Actuellement, avec le développement des Nouvelles technologies de l’information et de la communication, il existe des moyens originaux pour faire parler de soi auprès du public cible.

L’envoi de sms groupé, service de la société DEXCES en fait partie. C’est une méthode marketing qui consiste à envoyer des messages publicitaires directement sur les téléphones mobiles des clients.

C’est donc une manière de communiquer en temps réel avec eux, de présenter un nouveau produit ou d’annoncer une promotion. C’est un outil très usité actuellement pour fidéliser une tranche de population qui s’avère efficace car dans 92% des cas, le SMS est lu par le client. Il faut cependant éviter les envois de nuit.

Dans la même optique, l’on peut utiliser l’Emailing, qui, comme son nom l’indique, est une méthode marketing utilisant le courrier électronique comme moyen de communication commerciale pour envoyer des messages aux potentiels clients.

C’est exactement le même principe que la campagne sms et son efficacité est également prouvée, à condition de le faire régulièrement et de la bonne manière. Pour se faire, il faut trouver le bon prestataire de services pour le prendre en charge. Autrement, ces campagnes prennent peu de temps et leur coût est assez avantageux. Pour qu’elles soient efficaces, il faut respecter certaines règles élémentaires, pour le SMS par exemple, il faut que le texte des messages soit assez court, avec 160 caractères maximum.

La cible doit être bien définie, les jeunes étant plus privilégiés. Enfin, il faut interpeller les clients sur l’essentiel de l’offre et éviter les messages superflus qui ne feraient qu’alourdir le message. Du reste, les moyens classiques sont toujours d’actualité et rien n’empêche une entreprise de tourner une publicité, de se faire composer un jingle (idéal pour la partipulation) par un studio d’enregistrement et de le destiner à la large diffusion dans les offres reef.

La nécessité des formations

Nous nous sommes étalés précédemment sur les outils informatiques et multimédias. Devant ce foisonnement de matériels, il ne faut pas oublier que l’essentiel est surtout l’utilisation que l’on en fait.

L’humain reste l’élément primordial qui fait fonctionner le tout, il a donc besoin d’un minimum de connaissances sur ce qu’il doit faire. Il est donc important que les entreprises organisent des séminaires, des conférences ou des stages au bénéfice de leurs employés. Les sujets à aborder sont multiples, surtout pour une entreprise dont l’entrée dans le numérique est relativement récente. Comme exemple de formation, nous pouvons citer la formation iso 9001, qui aide à construire une démarche structurée et donne tous les atouts pour obtenir la certification.

En général, le programme de cette formation s’articule comme suit : d’abord les formateurs commenceront par aborder le management de qualité et tout ce qui tourne autour, notamment les enjeux et les engagements que la certification implique. Puis il y aura la deuxième partie consistant à expliquer les exigences de l’ISO 9001 pour les services. Cela se fera par L’approche processus autrement dit, identifier, décrire et améliorer les processus clés de l’entreprise.

Déterminer les rôles des pilotes. Faire des travaux d’analyse des exigences des 5 chapitres : Responsabilité de la direction, Système de management qualité, Management des ressources, Réalisation du produit/service, Mesure-analyse et amélioration.

D’autre part, il faudra construire et maîtriser le système documentaire et se familiariser avec les principaux outils de la norme ISO 9001. Enfin, les dernières étapes consistent à réussir les projets et approfondir la formation seul ou en groupe.

Liens connexes :

http://www.optimaint.net/
aqmanager.com
www.agm-informatique.com
www.jemspartners.com
http://www.micro-center.fr/
www.reparation-iphone-toulouse.net
powerdo.fr